veröffentlicht von Isabel

Dein Unternehmen hat Dich damit beauftragt ein neues Projekt zu planen und du weißt nicht, wo du anfangen sollst?

Zunächst solltest du dir überlegen, was das Ziel des Projektes ist. Dieses muss klar formuliert sein, damit es während der Planung und auch später während der Durchführung zu keinen Missverständnissen kommt.

Achte bei der Projektplanung darauf, dass du realistisch planst. Ja, die Sponsoren des Projektes wollen, dass das Projekt möglichst schnell und kostengünstig umgesetzt wird, jedoch besteht die Gefahr, dass diese Erwartungshaltung Druck aufbaut, der im Zweifel zu einer großen Last des gesamten Projektes wird. Versuche daher ausreichend Puffer in die Planung einzubauen und zeige den Sponsoren auf, welche Konsequenzen die Einsparung dieser Puffer bedeuten würde.

Während der Planung solltest du dir auch bereits Gedanken über den Einsatz verschiedener Tools machen, um beim Projektstart diese Diskussion zu vermeiden. Erstelle einen Plan, wie und wo das Projektteam seine Aufgaben festhält, Dokumente teilt und Meetings abhält. Überlege dir außerdem einen Plan, wie eine Umsetzung des Projektes auch remote möglich ist, sodass Mitarbeitende im Home Office eingebunden sind und die Durchführung sichergestellt ist.
Bei Sidekick nutzen wir beispielsweise Trello für die Übersicht der Aufgaben, OneDrive um Dokumente zu teilen und Microsoft Teams für das abhalten von Meetings.

Die Aufstellung des Projektteams ist ein weiterer wichtiger Faktor in der Projektplanung. Die Qualifikationen der Teammitglieder sollten zum einen den Anforderungen des Projektes entsprechen, zum anderen benötigt das Team ein ausgeglichenes soziales Gefüge.
Zudem sollte die Kapazität der einzelnen Teammitglieder so groß sein, dass sie die meiste Zeit, im Idealfall Vollzeit, in dem Projekt eingebunden werden können. Ist dies nicht der Fall, ist eine Verzögerung des Projektes vorprogrammiert.

Das A und O bei der Projektplanung, wie auch später bei der Durchführung ist die Kommunikation. Von Beginn an müssen relevante Stakeholder eingebunden werden, damit alle Perspektiven bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Natürlich ist das Zusammenbringen der unterschiedlichen Interessen nicht immer einfach, jedoch ist es besser bei der Planung auf diese Konflikte zu stoßen, als wenn das Projekt im vollen Gange ist.
Zudem ist das Commitment der Stakeholder deutlich höher, wenn sie von Anfang an in die Planungen einbezogen sind.

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